AI活用は何から始める？まずは「社内の案内文」の作成から

「AIを業務に取り入れたいが、何から始めればよいか分からない」

まずは、日常業務の中から小さな作業を一つ選んでみましょう。 例えば、社内向けの案内文の下書きです。 完成した文章をイメージしやすく、内容も確認しやすいため、最初に試す題材に適しています。

基本の手順は、次の三つです。

1. 1作成する文書を
   決める
2. 2練習用の情報で
   下書きを作る
3. 3担当者が
   確認する

今回は「備品の利用説明会の案内文」を作成します。

「総務の仕事をAIに任せる」だけでは、依頼の範囲が広すぎます。 「社員向けの案内文を1枚作成する」まで具体的にすると、必要な情報を整理しやすくなります。

内容を確認する担当者も、事前に決めておきましょう。

会社が利用を認めているAIを使います。 練習では、日時や場所なども架空の情報にします。

例えば、次のように依頼します。

「以下の架空の情報を使って、社員向けの案内文の下書きを作成してください。 日時：○月○日15時から30分間 場所：会議室A 対象：備品を利用する社員 内容：予約と返却の手順 記載のない条件は追加せず、不足している情報は確認事項として示してください。」

社員やお客様の氏名、相談内容などの実際の情報を入力する前に、会社のルールと、入力してよい情報の範囲を確認してください。

下書きができたら、依頼した内容と照らし合わせます。

AIは、指示していない条件を追加することがあります。 自然な文章に見えても、そのまま配布せず、担当者が確認・修正してください。

大切なのは、依頼する範囲を小さく決め、担当者が内容を確認することです。

業務選定シートでは、次の五つを整理できます。 ・試す業務 ・入力する情報の種類 ・完成物 ・確認担当 ・残った不明点 未確認の項目は、無理に埋める必要はありません。確認すべき点を明確にするためにお使いください。

なんば社会保険労務士法人へのご相談は、まず試したい業務の概要をお知らせください。 社員やお客様の個人情報、具体的な相談内容などは送らないでください。